Organise Yourself
การบริหารจัดการเวลา:
เรื่องการจัดการเราคงต้องมาเริ่มใหม่ให้เป็นจริงเป็นจังมากขึ้น อ่านแล้วได้ไอเดียดีเยอะเหมือนกัน จากที่เคยคิดว่ารู้หมดแล้วเรื่องการบริหารจัดการเวลา อันดับแรกเราคงต้องมาทบทวนเรื่องการตั้งเป้าหมาย “Objective” ของเราก่อน ควรกำหนดให้ชัดเจน และไม่ลืมที่จะเอาหลักการ “SMART” มาใช้ด้วย หลังจากนั้นก็วางแผนงานทั้งในระยะสั้นและระยะยาว เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ช่วงเวลาที่เหมาะที่สุดสำหรับการวางแผนงานประจำวันหรือประจำสัปดาห์ คือตอนสิ้นวันหรือสิ้นสัปดาห์ เพราะเราจะรู้ว่ามีอะไรต้องทำต่อไปในวันพรุ่งนี้ หากปล่อยไว้อาจจะลืมก็ได้ ตรงนี้น่าจะเป็นจุดเริ่มต้นของทุกสิ่งทุกอย่าง เรื่องการบริหารจัดการตัวเอง...
เฝ้าติดตามการใช้เวลาของเรา
ก่อนเริ่มการบริหารจัดการเวลา สิ่งที่ตำราทุกสำนักพูดไว้เหมือนกันคือเรื่องการ เฝ้าติดตามการใช้เวลาของเรา หนังสือเล่มนี้ได้ให้รูปแบบและวิธีการไว้อย่างง่าย ที่ไม่เหมือนเล่มอื่น ไม่ต้องตีตารางให้ยุ่งยาก ใช้แค่กระดาษ A4 แผ่นเดียวในแต่ละวัน โดยเขาแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ตามตาราง 4 ช่อง คือ
ทีนี้ในแต่ละวันให้เราใช้การะดาษ A4 ตีเส้นแบ่งครึ่งแนวตั้งและแนวนอนตามรูป และเมื่อเราทำงานแต่ละอย่างในหนึ่งวันให้เราดูว่าเป็นงานประเภทไหนและบันทึกลงไปในตารางตามประเภทนั้นๆ เมื่อจบอาทิตย์เราก็มาดูว่าเราทำงานประเภทไหนมากที่สุด หลังจากนั้นให้เราพยายามปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของเราให้เน้นงาน ในช่อง B ให้มากที่สุด หากเรามีงานที่เป็นช่อง A เยอะๆ มันไม่ดีแน่ ความเครียดจะถามหา ให้เราถามตัวเอง (หรือคนอื่นที่ให้งานเราทำ) ว่ามันเป็นงานด่วนที่สำคัญจริงหรือ?????
และที่ขาดไม่ได้ก็คือการใช้กฎ “80/20” คือ 80% ของผลลัพธ์ที่ได้ มากจาก 20% ของความพยายามลงมือทำ นั่นคือให้เราหางานที่เมื่อลงมือทำโดยใช้ความพยายามเพียงน้อยนิด แต่ให้ผลลัพธ์มหาสารแก่เรา เพราะไม่แน่ว่างานที่เราทุ่มเทพลังงานอย่างมาก กับไม่ได้ให้ผลลัพธ์อะไรแก่เราเลย...
จังหวะเวลาของชีวิตในแต่ละวัน
เช่นเดียวกันกับหนังสือบริหารจัดการเวลาเล่มอื่นๆ การวิเคราะห์หาช่วงเวลาทองของวันเป็นสิ่งจำเป็น เพราะเป็นช่วงที่เรามีพลังงานมากที่สุด ทำให้เราสามารถผลิตผลงานที่มีคุณภาพได้ดี และเราควรที่จะสำรวจตัวเองด้วยว่าเรามีเพทเทิร์นในการทำงานเป็นอย่างไรในแต่ละวัน กิจกรรมง่ายๆ อย่างหนึ่งที่หนังสือเล่มนี้แนะนำก็คือ ใช้ “To do list” ในการเฝ้าติดตามจังหวะชีวิตของเรา โดยในแต่ละวันให้เราทำเครื่องหมายในรายการสิ่งที่ต้องทำของเรา ด้วยเครื่องหมายเหล่านี้ :
- ใช้ตัวอักษรแสดงประเภทของงานแต่ละชิ้น m = maintenance , p = people, c= creative
- ตัวเลข 1 ถึง 5 เพื่อแสดงช่วงเวลาของวัน 1 = เช้า , 2 = สาย, 3 = หลังเที่ยง, 4 = บ่ายแก่ๆ, 5 = เย็น
- เครื่องหมาย “บวก” หรือ “ลบ” เพื่อแสดงระดับพลังงานในช่วงนั้น ++ = สูง , + = กลาง , - = ต่ำ, -- = ต่ำมาก
เมื่อสิ้นอาทิตย์ให้เรามาวิเคราะห์รูปแบบการใช้เวลาของเราว่าเหมาะสมกับจังหวะชีวิตและระดับพลังงานในแต่ละวันหรือไม่ ช่วงใดควรเปลี่ยนแปลงบ้าง??
แบ่งงานให้เหมาะกับช่วงเวลาที่ว่าง
การจัดแบ่งงานให้เหมาะกับช่วงเวลา (Time slot) ก็เป็นเรื่องสำคัญ เราควรแบ่งงานที่สามารถทำเสร็จในช่วงเวลาที่เรามีอยู่ให้พอดี เพื่อไม่ให้ความคิดหยุดชะงัก หรือหากงานนั้นใหญ่มาก เราก็ความเอางานนั้นมาย่อยออกเป็นชิ้นเล็กๆ และวางให้เหมาะสมกับช่วงเวลาว่างของเรา
เราควรนำงานที่เหมือนๆ กันมารวมกัน และจัดไว้ในช่วงเวลาเดียวกัน เช่น การตอบจดหมาย โทรศัพท์หาลูกค้า อ่านหนังสือหรือนิตยสาร เป็นต้น
เราสามารถตรวจสอบความเหมาะสมในการแบ่งเวลาแต่ละช่วงได้ด้วยกิจกรรมง่ายๆ (ผมชอบหนังสือเล่มนี้เพราะ ไม่ต้องทำอะไรยุ่งยากมากเหมือนหนังสือเล่มอื่นๆ) โดยการใช้ “To do list” ของเราอีกนั่นแหละ ให้เราใส่ระยะเวลาที่คิดว่าต้องใช้สำหรับทำงานนั่นๆ และให้บันทึกเวลาจริงที่ใช้ทำงานนั่น รูปแบบที่ได้จะเป็นแบบนี้ Tasks (est., rel) ตัวอย่างการบันทึกทีได้ เป็น Weekly meeting (2h, 3h) เป็นต้น
การบริหารจัดการเวลากับโครงการ (Project)
การบริหารจัดการเวลานั้นสอดคล้องกับโปรเจ็คหรือโครงการเสมอ งานทุกอย่างที่เราลงมือทำไม่ว่างานใหญ่หรืองานเล็ก ควรตั้งเป็นโปรเจ็คไว้ และวางแผนเพื่อให้โครงการนั้นสำเร็จ สิ่งที่ได้จากหนังสือเล่มนี้คือ ต่อไปเราจะทำอะไรก็ต้องตั้งเป็นโปรเจ็คไว้ เพื่อความชัดเจนและการจัดการที่ดี โปรเจ็คโดยทั้วไปประกอบด้วยสถานะต่าง ดังต่อไปนี้
- ช่วงเริ่มต้น – กำหนดเป็นหมายให้ชัดเจน
- ช่วงวางแผน – แตกโครงการออกเป็นกิจกรรมหรืองานย่อยๆ กำหนดลำดับว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง ระบุช่วงเวลา กำหนดทรัพยากรที่ต้องการ
- ช่วงดำเนินการ – เริ่มดำเนินการตามแผน หรืออาจต้องการข้อมูลจากผู้อื่น
- ช่วงทบทวนตรวจสอบ – เพื่อให้มั่นใจว่าได้ดำเนินการไปตามแผนที่วางไว้ ปรังปรุงแผนหรือกำหนดการ ตลอดจนทรัพยากร ที่จำเป็น ตามช่วงเวลานั่นๆ
- ช่วงสุดท้าย – สิ้นสุดโครงการ ทบทวนผลลัพธ์ที่ได้
เพื่อให้เราบรรลุเป้าประสงค์ของโครงการที่ตั้งไว้ เราต้องใช้ทักษะต่างๆ มากมาย เช่น การกำหนดเป้าประสงค์ของโครงการ การมอบหมายงาน การจัดการให้ทันกำหนดเวลา กำหนดเวลาที่ต้องการ เป็นต้น แต่สิ่งที่เราต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษคือ การกำหนด “งาน” และ ลำดับของงานที่ต้องดำเนินงาน มีคำถามบางอย่างที่เราต้องถาม เพื่อช่วยให้เรากำหนด “งาน” หรือ “กิจกรรม” คือ
- กิจกรรมอะไรที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์นี้?
- เราควรจัดลำดับของกิจกรรมเหล่านี้อย่างไร?
- มีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องการแตกย่อยออกเป็นงานชิ้นเล็กๆ?
- ทรัพยากรอะไรบ้างที่ต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์นี้?
เราควรตั้งโครงการต่าง ๆ ขึ้นมา โดยเป็นโครงการที่จะทำให้เราบรรลุเป้าหมายในชีวิตของเรา หรือเป็นโครงการที่ให้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ต่อเรา การนำ”การบริหารจัดการโครงการ” มาใช้กับงานส่วนตัว ช่วยให้เรามีการใช้เวลาและใช้ชีวิตอย่างมีเป้าหมาย
ระบบการจัดเก็บเอกสารและข้อมูล
ทุกวันนี้เรามีบริโภคข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก หลายปีที่ผ่านมาผมอ่านหนังสือ ค้นหาข้อมูลบนอินเตอร์เน็ต ทดลองทำด้วยตัวเอง แต่พอหยุดและย้อนกับมามองดูปรากฏว่า ”ไม่มีอะไรเลย...” ในคงเป็นเพราะว่าทำตามความต้องการมากเกิดไปไม่มีการจัดการที่ดีพอ จากวันนั้นและได้อ่านหนังสือมาหลายเล่ม(จะว่าไม่ได้อะไรก็ไม่เชิงนะ :D) ผมก็คิดใหม่ เลยจัดระบบจัดการข้อมูลของผมขึ้นมา แต่สิ่งที่ได้เพิ่มเติมจากการอ่านหนังสือเล่มนี้คือ
การจัดเก็บเอกสารและไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์
- เราควรตั้งประเภทขอข้อมูลขึ้นมา และไม่ควรให้มีประเภทมากนัก เพราะจำทำให้สับสนได้
- เราควรกำหนดช่วงเวลาในการจัดการกับข้อมูลที่เข้า ให้เหมาะกับตัวเอง เช่น จัดการทุกวันตอนเย็น หรือ จะเป็นแบบ ครั้งใหญ่อาทิตย์ละครั้ง เดือนละครั้ง ก็แล้วแต่
- ใช้กฎ 5D ในการจัดการกับข้อมูลที่เข้ามา คือ
- Deal with – ใช้งานอยู่ปัจจุบัน จัดการทันที เพื่อที่ไม่ต้องมาเสียเวลาทำความเข้าใจใหม่
- Direct – ส่งต่อให้คนอื่น แต่ต้องแน่ใจว่าเกี่ยวกับเขาจริงๆ ไม่เช่นนั่นเราอาจทำตัวเป็น Spam (เจออยู่ทุกวัน..)
- Discard – ทำลายลงถังขยะซะ
- Deposit – เก็บเข้าตู้ตามหมวดและประเภทที่ตั้งไว้
- Determine Future action - ยังไม่รู้จะทำยังไง เอาไว้คิดดูก่อน (พยายามอย่าให้มาตกข้อนี้มากนัก)
- ถ้าเป็นไฟล์รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ควรสร้างโฟลเดอร์หลักแยกเป็นปีๆ เพื่อง่ายในการจัดเก็บและสำรองข้อมูล
- ลบไฟล์ที่ไม่ใช้งานแล้วทิ้งบ้าง ไฟล์ที่เรายังไม่รู้ว่าจะใช้อะไรในตอนนี้ ส่วนใหญ่แล้วเราจะไม่ได้ใช้มันอีกเลย
- การตั้งชื่อไฟล์ไม่ควรยาวเกินไป ควรตั้งให้สื่อถึงเนื้อหาภายใน เพื่อให้พอรู้เนื่อหาข้างในโดยไม่ต้องเปิดอ่าน
ปัจจุบันทีเครื่องมือช่วยในการค้นหาไฟล์ในเครื่องคอมฯเรามากมาย ไม่ว่าจะเป็น Google Desktop , Microsoft Search, Copernic Search, Ava Find … แต่อันที่ผมชอบที่สุดคือ Ava Find เพราะมันเร็วมาก แต่ข้อเสียคือ Search ได้ฉะเพราะชื่อไฟล์เท่านั้น... และนี้เองเป็นสาเหตุให้พวกเราละเลยการจัดการไฟล์ในเครื่องของเราไป สุดท้ายผมคิดว่าเราน่าจะใช้ควบคู่กันไปทั้งการจัดการไฟล์ด้วยตัวเอง และเครื่องมือค้นหา เพื่อยามใดที่เจ้าเครื่องมือนั้นมันใช้งานไม่ได้เราก็ยังมีทางออก
การอ่านเร็ว
การจัดการกับข้อมูลที่เข้ามาหาเราเป็นจำนวนมาก และมากขึ้นทุกวันนั้น สิ่งที่จำเป็นอีกอย่างหนึ่งก็คือ การ “อ่านเร็ว” เพราะจะทำให้เรารับรู้ข้อมูลได้มากขึ้น ในเวลาเท่าเดิม ตั้งสินใจได้มากขึ้นว่าเราจะเก็บข้อมูลนี้ไว้หรือจะทำยังไงต่อไป และช่วยประหยัดเวลาของเราได้มาก.. หนังสือเล่มนี้แนะนำวิธีในการอ่านเร็วไว้เบื้องต้น แต่ก็พอที่จะทำให้เราพัฒนาเรื่องการอ่านเร็วขึ้นมาได้
สาเหตุที่ทำให้เราอ่านช้า
การอ่านหนังสือโดยในทางวิทยาศาสตร์คือการที่ “ตา” รับภาพตัวหนังสือเข้าไป “สมอง” ก็ประมวลผลข้อมูล เหมือนการถ่ายภาพ เราทุกวันนี้เรายังติดนิสัยเหมือนตอนที่เราหัดอ่านหนังสือตอนเด็กๆ คือ การอ่านออกเสียง แม้ว่าเราจะไม่ออกเสียงดังออกมาแต่เป็นการออกเสียงในใจก็ตาม ภาษาอังกฤษเรียกว่า “Sup Vocalization” สาเหตุหลักๆ ที่ทำให้เราอ่านได้ช้าเพราะว่า
- จำนวนคำที่เราเห็นได้ชัด ในการหยุดมองแต่ละครั้ง (Fixation) จำกัด
- การหยุดมองในแต่ละครั้งใช้เวลานานเกินความจำเป็น
- การย้อนกับไปอ่านคำ หรือประโยคที่เราเคยอ่านไปแล้ว
การใช้”ตัวชี้”ช่วยในการอ่าน
การใช้ตัวชี้ช่วยในการอ่าน เช่น นิ้ว ดินสอ หรือ ตะเกียบ สามารถช่วยทำให้เราอ่านได้เร็วขึ้น การใช้ตัวชี้จะเป็นการช่วยนำสายตาของเราให้ช่วยโฟกัสไปยังตัวหนังสือได้เม้นยำขึ้น และจะช่วยลดเวลาของการหยุดมองคำได้ และช่วยลดการที่เราต้องย้อนกับมาอ่านคำที่เคยอ่านมาแล้วได้ เราสามารถปรับความเร็วในการชี้ให้เหมาะสมกับเราได้ เมื่อเราฝึกไปได้ระยะเวลาหนึ่งแล้ว ตัวชี้ก็ไม่จำเป็นสำหรับเราอีกต่อไป (ยกเว้นตอน scan หาข้อมูลที่ต้องการ) เพราะเราสามารถควบคุมสายตาของเราได้แล้ว
เทคนิคอย่างหนึ่งที่ใช้ควบคู่กับการใช้ตัวชี้คือการอ่านแบบ “ซิกแซ็ก” เป็นรูปตัว Z ตอนเริ่มฝึกอ่านอาจเริ่มจากการอ่านทีละบรรทัดคือใช้ตัวชี้ ชี้ที่ต้นบรรทัด ต่อไปก็ปลายบรรทัด และก็ต้นบรรทัดของแถวทัดไป... ทำไปเรื่อยด้วยความเร็วที่เหมาะกับเรา เชื่อชำนาญอาจเพิ่มเป็นทีละ 2 – 3 บรรทัด จะช่วยให้เราอ่านได้เร็วมากทีเดียว
พรีวิวร์ หรือการสำรวจเนื้อหา ช่วยเพิ่มระดับขอความเข้าใจ
ก่อนที่เราจะอ่านหนังสือใดๆ เราควรทำการสำรวจเนื้อหาของหนังสือเล่นนั้นก่อน ไม่ว่าจะเป็น สารบัญ ปกหน้า ปกหนัง รูปภาพประก่อน หัวข้อหลัก หรือ บทสรุป เพื่อสร้างกรอบของเนื้อหาขึ้นมาก่อน พอเราลงมืออ่านจริงๆ จะเป็นเหมือนการเติมรายละเอียดให้กรอบเนื้อหาเหล่านั้น ซึ่งจะทำให้เราเข้าใจเนื้อหาได้มากขึ้น และจำได้มากขึ้นด้วย ดีกว่าการที่เราไล่อ่านไปตั้งแต่ต้น เหมือนการเติมเนื้อหาเข้าไปในกระดาษที่ว่างเปล่า...
ผมอ่านหนังสือเรื่องการอ่านเร็วมาหลายเล่ม และนี้ก็เป็นเทคนิคที่ทุกสำนักใช้เหมือนกันหมด ดังนั้นก็พิสูจน์ได้ว่าน่าจะเป็นแนวทางที่ดี และผมก็ทำจนเป็นนิสัยแล้ว
ปรับเปลี่ยนความเร็วตามความเหมาะสม
การอ่านหนังสือ ไม่ใช้ว่าเราจะอ่านเร็วได้กับทุกเนื้อหา เพราะแต่ละเนื้อหามีความยากง่ายต่างกันไป และขึ้นอยู่กับว่าเรามีความรู้กับเนื้อหาเหล่านั้นมากน้อยแค่ไหน (เพราะฉะนั้นหากมีใครกล่าวอ้างว่าเขาสามารถอ่านเร็วได้กับทุกเนื้อหาหรือหนังสือทุกเล่มก็ไม่น่าจะเป็นจริง) ดั้งนั้นเราควรปรับความเร็วในการอ่านของเราให้เหมาะสมกับเนื้อหา อย่ากลัวที่จะอ่านช้าลงบ้างกับเนื้อหาบางอย่าง
โฟกัสไปจุดสำคัญ
เคยมีคนกล่าวไว้ว่าหนังสือทุกเล่มมีเนื้อหาจริงๆ อยู่ 11% ที่เหลือเป็นน้ำ ดั้งนั้นให้เราสนใจเฉพาะเนื้อหา 11% นั้น อีกอยากหนึ่งคือ ภายใน 24 ชั่วโมงเราจะลืมสิ่งที่เราอ่านไป 80 % ดังนั้นให้แน่ใจว่า 20% ที่จำได้ดั้นเป็นเนื้อหาที่สำคัญ เราก็ประสบความสำเร็จในการอ่านแล้ว
พัฒนาเทคนิคการ “แสกน”
เทคนิคที่สำคัญอย่างหนึ่งในการอ่านหนังสือนั่นคือการ “แสกน” เพื่อหาสิ่งที่เราอยากรู้ ถ้านึกไม่ออกให้เรานึกถึงตอนที่เราหาคำศัพท์ในดิกชั่นนารี การแสกนช่วยให้เราหาเนื้อหาที่สำคัญได้อย่างรวดเร็วจากหนังสือ และใช้ในการทบทวนสิ่งที่เราอ่านไปแล้วได้ด้วย
คนที่อ่านหนังสือเก่งและเร็ว เขาใช้การแสกนโดยการใช้นิ้วชี้ลากกึ่งกลางหน้าหนังสือ และลากตรงลงมาจากบนลงล่าง เพื่อแสกนหาเนื้อหาที่ต้องการ
จงเลือกที่จะอ่าน
มีคนบอกว่า “การอ่านเร็วที่สุดก็คือ... โยนมันทิ้งทั้งเล่ม!” นั่นก็คือไม่อ่านมันเลย การทำอย่างนี้จะทำให้ประหยัดเวลาของเราได้เยอะมาก เลือกเนื้อหาที่เราต้องการจริงๆ และมีประโยชน์กับเรา การอ่านแบบนี้เขาเรียกว่าการอ่านแบบมี วัตถุประสงค์ อย่าอ่านทุกอย่างที่กองอยู่บนโต๊ะ หรือที่เห็นในเว็บทั้งหมด
อ่านโดยใช้ความทรงจำของเรา
การใช้ความทรงจำของเราช่วยในการอ่านจำทำให้เราอ่านได้เร็วขึ้น เพราะบางอย่างเราเคยอ่านไปแล้ว และบางอย่างเราอาจคาดเดาได้ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร ขอให้เราเชื่อมั่นในความจำของเรา... หนังสือเล่มนี้ได้ให้คำแนะนำในการเพิ่มความจำในการอ่านไว้ส่วนหนึ่งด้วย
- ให้เราตั้งระดับในการจำเนื้อหาที่เราอ่านไว้ก่อนที่จะอ่าน ว่าเนื้อหาอันไหนต้องการระดับการจำไว้เท่าไหร่? บางอย่างอาจต้องการแค่ จำเนื้อหาหลักๆ เท่านั้น บางอย่างต้องจำลงในรายละเอียด
- อ่าน โดยมีการตั้งคำถามไว้ในใจ เราต้องการได้อะไรจากการอ่านครั้งนี้?
- พยายามสร้างภาพรวมของเนื้อหาที่เราจะอ่าน เหมือนตอนที่เราพรีวิวร์เนื้อหานั่นเอง
- ทบทวนเนื้อหาที่สำคัญ เพื่อให้เราจำได้อย่างถาวร (long-term memory) การทบทวนเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการเพิ่มความจำ เราอาจจะใช้พวก Mind Mapping เข้าช่วยก็ได้ในขั้นตอนนี้
การตัดสินใจอย่างเป็นระบบ
การตัดสินใจทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งนั้นเป็นสิ่งที่เราต้องเจออยู่ในชีวิตประจำวัน และการทำงาน หลักในการตัดสินใจพอจะสรุปได้ดังนี้
- บอกสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน
- ระบุทางเลือกต่างๆ ที่เป็นไปได้
- ชั่งน้ำหนักระหว่าง “ข้อดี” และ “ข้อเสีย” (pros and cons)
- เลือกทางเลือกที่ดีที่สุด
- บอกประโยชน์ของทางเลือกที่เลือก
สิ่งที่สำคัญของการเลือกทำอะไรสักอย่าง คือ เมื่อเลือกแล้ว ไม่ควรหันกลับไปมองทางเลือกอื่นอีก หากตัวเลือกที่เราเลือกมีปัญหาไม่คาดคิด พยายามแก้ไขปัญหาต่อไป นั่นคือ “เส้นทางที่เลือกแล้ว ไม่อาจหวนคือ” :D คุ้นๆ มั๊ย... และเมื่อต้องตัดสินใจอะไรซักอย่าง เราต้องมองหาทางเลือกอื่นที่เป็นไปได้เสมอ อันนี้สำคัญที่สุด
การจัดระเบียบโต๊ะทำงาน
เช่นเดียวกันกับการจัดระเบียบข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของเรา หัวใจคือ”บนโต๊ะควรมีเฉพาะสิ่งที่เราต้องใช้งานเป็นประจำเท่านั้น” อย่างอื่นให้เอาออกให้หมด หรือเก็บเข้าตู้เอกสาร และให้เอากฎ 5D มาใช้ในการจัดการกับเอกสารบนโต๊ะทำงานด้วย
จอคอมพิวเตอร์ควรตั้งให้อยู่ในระดับสายตา ไม่ควรต้องก้มหรือเงยมากเกินไปจะทำให้ปวดคอ
เก้าอี้ควรเลือกที่รองรับหลังพอดี และสามารถปรับระดับได้ โดยให้เท้าของเราแตะพื้นได้พอดี และเบาะนั่งควรหนาพอประมาณไม่นุ่มเกินไป
การจัดการการค้นหว้าด้วยอินเตอร์เน็ต
การค้นคว้าด้วยข้อมูลบนอินเตอร์เน็ตเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตการทำงาน รวมไปถึงการเรียนด้วย แต่หากไม่มีการจัดการที่ดีมันจะเป็นตัวขโมยเวลาของเรามากเลยทีเดียว
เราต้องแบ่งแยกข้อมูลที่เราต้องการออกมาจากข้อมูลทั้งหลายที่มีความเกี่ยวข้องน้อย กำหนดเป้าหมายให้น้อยลงและตรงประเด็นมากที่สุด และควรรู้ว่าเมื่อไหร่ที่เราจะหยุดค้นหา คือเมื่อเราได้ข้อมูลที่เราต้องการมากเพียงพอ
ประเด็นที่สำคัญที่สุดคือต้องระวังสิ่งที่จะเบี่ยงเบนความสนใจของเราจากเป้าหมาย ด้วยข้อมูลอื่นที่น่าสนใจ บ่อยครับเราชอบหลงประเด็น พอค้นหาไปเรื่อยๆ เมื่อเจอสิ่งอื่นที่น่าสนใจเราก็จะหลงค้นหาต่อไป จนบางครั้งลืมไปว่าเรากำลังหาอะไรอยู่ :D
เมื่อเราทำการค้นคว้าหาข้อมูลสิ่งที่ต้องทำคือ ตรวจสอบคุณภาพ และ ความน่าเชื่อถือของข้อมูลหรือเว็บไซต์ที่เรากำลังอ่าน และตรวจสอบข้อมูลจากหลายแหล่ง ผมเคยเจอข้อมูลใน Wikipedia ที่ให้ข้อมูลผิดอยู่เหมือนกัน เช่น wiki ที่เกี่ยวกับข้อมูลของ John Cameron ผู้สร้างหนังเรื่อง avatar บอกว่าเขาตายแล้ว! โดยเป็นโรคหนองใน เป็นต้น ดังนั้นเราต้องระวังเรื่องแหล่งข้อมูลเหมือนกัน...
จงทำงานให้ดีต่อไป
บทปิดท้าย เป็นการตรวจสอบสิ่งที่เราลงมือทำโดยเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่วางไว้ มีการจัดทำ Action Plan ของโครงการต่าง ๆ
เราต้องทำการตรวจสอบความคืบหน้าของแผนการที่เราวางไว้สม่ำเสมอ หากมีสิ่งใดต้องปรับปรุงก็สามารถปรับปรุงแผนงานให้เหมาะสมกับสถานการณ์ตอนนั้น
สุดท้ายคือ เราต้องทบทวนเป้าหมายของเราอยู่เสมอ เป้าหมายของเรายังเหมาะสมดีอยู่หรือป่าว? มีสิ่งใดที่เราต้องทำเพิ่มเติมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้